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关于进一步规范会议记录的通知
 
发布时间:2018-5-8 11:33:19    发布者:办公室    来源:本站原创    访问量:
 

各科室:

为进一步改进工作作风,规范工作落实,强化过程管理,现就规范学校会议记录相关事宜通知如下:

一、充分认识会议记录的重要性

会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是由会议直接形成的重要原始档案,是日后可供查考的唯一凭据。会议记录是否规范、质量如何,关系工作的正常进行,关系其转化为档案之后的完整性、真实性,既影响当前,也影响长远。

二、会议记录规范要求

会议记录的基本要求是:要素齐全,要点清晰,要旨不漏,保持原意,反映原貌。

(一)结构完整。会议组织情况:包括开会时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等,要写清楚每人的姓名、职务,缺席者应注明原因;会议内容:包括会议议题,主持人讲话内容,汇报人姓名及汇报内容,与会人发言、讨论情况,决议事项等;结尾:在会议内容后面另起一行空两格写“本次会议结束”字样。在本次会议记录右下方,由会议主持人、记录人签名。

(二)内容真实。会议记录必须实事求是,尽可能完整地记下发言者的原话,忠实于发言者的原意,客观地记载会议情况,真实地反映会议的内容和全过程,不得任意增删和改动。记录要突出重点,有详有略,重要的内容和发言要详记,不重要的或与会议无关的可以略记或不记。

(三)表达准确。会议记录一定要表达准确、层次清楚、语句通顺,字迹工整,不能产生曲解和疏漏,更不能支离破碎,言不及意,挂一漏万,丧失依据作用。因此,对会议内容、讨论发言情况及会议过程、决议等要力求准确,特别是主要领导人的发言、对关键问题、有争议问题的发言,更要准确记下原话。对没有听清楚或发言者表达不清楚的,不能凭主观想象任意推断,应找有关人员和发言者本人进行核实。

(四)书面整洁。会议记录的书写格式应规范、统一,书写尽可能工整、清晰。除上述基本要求外,会议记录应按会议时间先后顺序依次连续记录,不得跳页和拆页也不得插页。

三、关于会议记录本的规范管理

(一)统一规格。会议记录本的选用应符合结实耐用、庄重大方的要求,并力求规格、式样相对统一和固定。一般情况下,不同种类的会议,记录本应当分开,并在封面标明会议类别。

(二)妥善保管。会议记录本一般不跨年使用,应专人保管(或及时归档),防丢失损坏;用完后须按使用先后顺序编号保存。研究讨论重要事项的会议,采用无记名投票表决方式进行的,则投票表决的原始资料也应一并保管(或归档)备查。对发生记录本丢失、损毁、泄密情况的,应追究责任。保管人员工作变动时,应及时办理交接手续。

(三)严格保密。任何无关人员未经允许不得阅看学校会议记录,如确需查询需经学校主要负责人及上级主管部门同意。

(四)专人记录。应挑选政治素质好、组织纪律强、熟悉业务、有能力的同志作为会议的记录人员。记录人员要严格按照要求,一丝不苟做好记录,并对会议记录的真实性和完整性承担责任。记录人员一经确定,一般不得随意更改。

四、相关要求

(一)学校各部门、各科室要按要求做好会议记录。原则上谁牵头的工作会议,由牵头科室负责做好会议记录。校委会、教职工大会等记录使用专用记录本,由办公室负责;中心组学习按市里的要求使用规定记录本,由机关党委负责;民主生活会按要求使用记录本,由组织人事科负责;各支部“三会一课”使用市直机关工委统一的记录本,由各支部负责;机关党委、机关纪委、各科室会议和工作记录,使用学校统一的记录本,分别由机关党委、机关纪委、各科室负责。机关党委、机关纪委、各科室向校委、校领导汇报和研究工作要分别做好会议记录,客观真实反映和记录工作情况。

(二)事关学校改革发展、重大工作落实、重要活动开展、人事调整、评优选先、奖惩、大宗物资(设施、设备)采购工作等需经会议确定的事项,应有完善详实的会议记录。

(三)学校要对会议记录情况进行定期检查,督促会议记录人员认真做好记录工作。重点对集体讨论决定重大事项和干部任免事项的会议记录及相关的原始材料进行检查,发现问题及时纠正,并予以批评教育。对会议记录发生丢失、毁损、泄密等情况的,要追究有关人员的责任。

特此通知。

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